Licht mit etwas Schatten Ein Buch über die Erstellung zugänglicher PDF-Dateien

3 mal Cover: Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen – Das Praxishandbuch für den Arbeitsalltag Mit Beispielen zur Umsetzung in Adobe InDesign und Microsoft Office/LibreOffice

Da ist Klaas Posselt und Dirk Frölich ein sehr lesenswertes Buch gelungen. Unter dem Strich kommt keiner – Anfänger oder Profi – darum herum, der oder die barrierefreie PDF erstellen will. Wer mit Microsoft Office, LibreOffice oder Adobe InDesign arbeitet, findet in diesem nicht ganz so dünnen Buch eine Menge praxisorientierter Anleitungen.

Das Buch besteht aus einem Theorieteil und einem Praxisteil. Außerdem gibt es ein größeres Paket an Zusatzdateien unter anderem mit Extra-Kapiteln. Auf das Zusatzpaket gehe ich hier allerdings nicht ein – es steht online auf https://barrierefrei-publizieren.de zum Download bereit.

Abzug in der B-Note

Normalerweise würde ich bei einer Rezension mit den positiven Punkten beginnen. Generell rezensiere ich ein Buch nur, wenn ich das Buch weiterempfehlen will. Ich weiß, wie viel Arbeit in so einem Werk steckt und in „Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen – Das Praxishandbuch für den Arbeitsalltag mit Beispielen zur Umsetzung in Adobe InDesign und Microsoft Office/LibreOffice“ von Klaas und Dirk ist diese Arbeit nicht nur erkennbar, sondern ganz nah an der Praxis geglückt.

Dennoch: Es zieht sich ein Widerspruch durch das gesamte Buch. Ich möchte das auf die folgenden beiden Kritikpunkte reduzieren:

  1. Das Verhältnis zwischen den beiden relevanten Richtlinien (PDF/UA und WCAG 2.1) ist nicht richtig ausgelotet. Die Autoren fachen immer wieder ein Feuer an, das mit „Entweder WCAG oder PDF/UA“ betitelt werden könnte. Das wirkt auf mich nicht sonderlich objektiv und dürfte bei den Lesern viele Missverständnisse zur Barrierefreiheit von PDF-Dateien verursachen.
  2. Die Aussagen zu den Erfolgskriterien der WCAG sind in sehr vielen Fällen mindestens als „eigenwillig“ und immer wieder als falsch einzustufen. Das ist sicherlich auch dem ersten Punkt unterzuordnen. Wer sich nicht mit den WCAG auskennt, muss in diesem Buch daher leider vor allem die Aussagen zu den WCAG stets hinterfragen. Einige Beispiele zu diesem Aspekt hat Kerstin Probiesch in ihrer Buchbesprechung benannt.

Dieses Manko wollte ich (ausnahmsweise) zuerst loswerden. Es ist die einzige echte Schwäche des Buchs.

Theorieteil und allgemeine Eindrücke

Ich wusste nicht, was ich zu erwarten hatte. Dirk kenne ich seit einigen Jahren zwar eher flüchtig, aber dennoch als äußerst kompetenten Office-Trainer. Klaas und ich sind uns noch nicht begegnet – wir folgen uns gegenseitig auf Twitter.

Der erste Eindruck beim Lesen war gut. Eigentlich wollte ich mir nur kurz einen Überblick vor einem Ausgehtermin verschaffen, und ich habe mich erstmal festgelesen und vergaß mein Abendessen. Damit will ich sagen, dass das Buch sowohl stilistisch als auch inhaltlich bei mir gut angekommen ist.

Der Theorieteil ist ein bunter Strauß an Wissenswertem, allerdings sind bei Veröffentlichung die Informationen zu gesetzlichen Bestimmungen in Europa und Deutschland um mindestens ein halbes Jahr veraltet. Inzwischen ist die neue BITV 2.0 in Kraft getreten, der European Accessibility Act wurde veröffentlicht, die EN 301549 v2.1.2 (und somit die WCAG 2.1, Stufe AA) wurden per Amtsblatt der Europäischen Union als Mindestanforderung für die öffentlichen Stellen in Europa auch für PDF festgelegt und so weiter. Dennoch sind diese ersten sechs Kapitel informativ. Vermutlich ist nicht jeder Abschnitt für jeden PDF-Ersteller relevant, aber zur Orientierung sind Spektrum und Umfang angemessen. Was die veralteten Richtlinien im Buch angeht, so ist das aus meiner Sicht nur „schade“, aber nicht kritisch, denn das wichtigste Thema (Teil B mit den praxisorientierten Anleitungen) bleibt davon unberührt.

Insgesamt habe ich den Eindruck, dass die Texte recht lang sind. Ich muss aber feststellen, dass es nicht Wiederholungen oder langatmige Erläuterungen sind. Natürlich tauchen im Laufe des Buchs immer wieder die gleichen Themen auf – das muss auch so sein. Da das Thema „Barrierefreiheit“ sehr vielschichtig ist, halte ich die Ausführlichkeit für angemessen. Offenbar gab es bei der Entstehung auch Diskussionen dazu, denn einige Abschnitte sind in die Download-Datei auf die Website zum Buch ausgelagert worden. Dennoch empfehle ich jedem Leser, sich stundenweise (und nicht minutenweise) mit den einzelnen Themen zu beschäftigen.

Das recht lange Kapitel 6 beschreibt die Anforderungen an barrierefreie PDF. Die beschriebenen Probleme kenne ich größtenteils ebenfalls aus der Praxis und ich kann mir vorstellen, dass das Kapitel für den Einstieg und die Wissensauffrischung sehr nützlich ist. In jedem Fall kommt die Erfahrung der Verfasser hier sehr gut zum Ausdruck und die Probleme, die es geben kann, werden in der gebotenen Ausführlichkeit und mit zahlreichen Beispielen verdeutlicht.

An der einen oder anderen Stelle sind mir trotz des Lesevergnügens leichte Shortcomings aufgefallen, zum Beispiel in Abschnitt 5.4:

  • Am Ende von Unterabschnitt 5.4.1 steht „Mit keinem der gängigen und im Praxisteil behandelten Programme lässt sich von Hause aus ein PDF/UA-konformes Dokument erstellen.“, was ohne Zweifel richtig ist. Dass es Plugins (als Alternative zu Adobe Acrobat) gibt, die PDF/UA-konforme Exporte aus Word oder InDesign technisch erlauben, könnte hier schon erwähnt werden. An dieser Stelle fehlt mir auch eine Aussage beispielsweise über Foxit Phantom PDF als Alternative zu Adobe Acrobat. Die Alternativen zu Adobe Acrobat werden erst später im Praxisteil erwähnt und nur teilweise beschrieben.
  • Es wird hier und anderswo das Thema Verständlichkeit diskutiert. Bis auf den Sprachwechsel und die Sprachangabe für ein Dokument sind die gemeinten Erfolgskriterien aus den WCAG 2.1 aber auf Konformitätsstufe AAA und somit nicht Teil der Mindestanforderungen (hier: Richtlinie 3.1 der WCAG 2.1 zur Lesbarkeit). Bei dem Thema „Verständlichkeit“ wird also viel Wirbel um nichts gemacht.

Was außerdem fehlt, sind Quellenangaben. Vor allem im Theorieteil gibt es zahlreiche Behauptungen ohne Belege. Bei einigen Aussagen habe ich zumindest eine subjektive Gewichtung vermutet. Im Abschnitt über Fußnoten steht: „Ein gutes Stück weit spiegelt sich das auch in diesem Buch wider. Denn Sie finden hier keine einzige Fußnote.“ Manche Barrieren sind nicht gut aufzulösen, das stimmt, aber Quellenangaben wären an einigen Stellen schon nützlich, unabhängig davon, ob sie mit PDF/UA gut umgesetzt werden können oder nicht.

Der Theorieteil ist trotz Kritik schon gut. Sollte eine zweite Auflage erscheinen, müssten einige fachliche Feinheiten angepasst werden. Insgesamt muss der Stellenwert der WCAG 2.1 stärker gewichtet werden.

Praxisteil

Der Praxisteil ist etwas länger als der Theorieteil und enthält unter anderem Kapitel zu Adobe InDesign, Microsoft Word, Excel und PowerPoint, aber auch zur Prüfung und Nachbearbeitung von PDF-Dateien . Im Folgenden werde ich nur auf einige Kapitel eingehen, denn meine Erfahrungen insbesondere mit InDesign und LibreOffice lassen keine Bewertung der Buchinhalte zu diesen Anwendungen zu; Kerstin hat unter anderem diese Themen in ihrer oben verlinkten Besprechung jedoch positiv hervorgehoben.

In Kapitel 7 wird eine Art „Warnschild“ eingebaut. Wer die ersten sechs Kapitel übersprungen hat, wird darauf aufmerksam gemacht, dass es kein geheimes Knöpfchen für einen barrierefreien PDF-Export gibt. Dem kann ich nur zustimmen.

Kapitel 8 wird als Referenz für Designer und Redakteure vorgestellt. Es gibt im Vergleich zu anderen Teilen des Buchs eher allgemeine Hinweise. Für das Design gibt es beispielsweise Hinweise zu Schriftarten und Layout und im redaktionellen Teil Hinweise zu Formatvorlagen und Programmfunktionen. Die Übersicht ist als Orientierung gedacht und ist größtenteils sehr gut gelungen. Das Kapitel ist allerdings als Schnellreferenz aufgestellt. Da verschiedene Ausführungen zu über die Mindestanforderungen hinausgehenden Themen und weniger zu den Kernanforderungen der WCAG gemacht werden, wirkte das Kapitel auf mich auch nach einem zweiten Durchgang wie ein Ablenkungsmanöver. Nach meiner Auffassung würden hier die für Redaktion und Gestaltung relevanten Mindestanforderungen der WCAG 2.1 hingehören, eventuell ergänzt um Angaben, dass bestimmte WCAG-Anforderungen zur Gestaltung mit PDF nicht umsetzbar sind (zum Beispiel eine variable Zeilenhöhe für Text ermöglichen).

Die nächsten Kapitel sind anwendungsbezogen (Adobe InDesign, Microsoft Word, Microsoft Excel und PowerPoint sowie LibreOffice). Ich möchte nur das Kapitel über Microsoft Word vorstellen, denn das korrekte Arbeiten mit dieser Anwendung schätze ich als die größte Hürde bei der Erstellung barrierefreier PDF-Dateien ein:

  • Kapitel 10 beginnt mit einer Übersicht der Word-Versionen, die tagged PDF erzeugen. Anschließend wird auf die weiteren Voraussetzungen und vorbereitenden Maßnahmen eingegangen. Interessant finde ich, dass eine der Kernvoraussetzungen – das Arbeiten mit Formatvorlagen – in das herunterladbare Datenpaket zum Buch ausgelagert wurde. Es gibt eine hilfreiche Zusammenstellung der Einstellungen, die in Word vorgenommen werden sollten und eine Einführung in die Office-Designs (wo bestimmte gestalterische Mindestanforderungen etwa zu Helligkeitskontrasten dateiübergreifend festgelegt werden können).
  • In Abschnitt 10.3 geht es um das Korrigieren von Word-Dokumenten. Wenn Dokumente unerwünschte Zeichen und Formatvorlagen enthalten, muss die Datei für einen vernünftigen PDF-Export bereinigt werden.
  • Mit Abschnitt 10.4 beginnt die Beschreibung eines guten Word-Dokuments, das den Export einer PDF-Datei in PDF/UA-Qualität erlaubt. Anhand einer Beispieldatei (im Downloadpaket) wird kurz und bündig erklärt, wie passende Formatvorlagen angewandt werden müssen. Darüber hinaus werden einige Fallstricke benannt und Anpassungsmöglichkeiten beschrieben. Danach werden weitere einzelne Themen (zum Beispiel Sonderzeichen, Listen, Spalten, Datentabellen, Alternativtexte oder Formulare) nacheinander vorgestellt, die erforderlichen Maßnahmen beschrieben und auch die Grenzen von Microsoft Word aufgezeigt. An einigen Stellen wird das Plug-In axesPDF benannt, um die Unzulänglichkeiten der verschiedenen Exportfunktionen aus Word zu umschiffen. In diesem Abschnitt wird jeder Leser neue Erkenntnisse gewinnen – das garantiere ich.
  • Prüfung von Barrierefreiheit und PDF-Export sind Gegenstand von Abschnitt 10.5. Microsoft Word bietet zwar eine Barrierefreiheitsprüfung an, aber sie ist noch nicht ausgereift. Beim PDF-Export werden die Word-Funktion, aber auch die Plug-Ins von Adobe (PDFMaker), axes4 (axesPDF for Word) und CIB (PDF brewer) mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt.
  • Die Ergebnisse der PDF-Exporte mit verschiedenen Werkzeugen wird anschließend in Abschnitt 10.6 beschrieben. In mehreren Vergleichstabellen werden die Ergebnisse in PDF gegenübergestellt – sicher eine nützliche Hilfe, wenn es um die Planung des Workflows geht.

Das Kapitel ist aus meiner Sicht gut gelungen. Ich nehme an, dass es zu knapp formuliert ist, um für alle Zwecke dienlich zu sein, aber neben Büchern gibt es auch Schulungen, um Inhalte zu vermitteln. Neben der grundsätzlichen Arbeitsweise mit Microsoft Word werden auch die vielen kleinen Fragen (zum Beispiel „Werden Aufzählungszeichen bei Listen von Screenreadern vorgelesen?“) en passant beantwortet. Dem Grunde nach möchte ich dazu sagen, dass Dirk hier zeigt, dass es mit der PDF/UA-Konformität von PDF gar nicht so schwer ist.

Kapitel 13 beschreibt die Prüfung der PDF-Exporte. Grundsätzlich wird in automatisierte und manuelle Prüfungen unterschieden. Es werden verschiedene Prüfwerkzeuge vorgestellt und deren Vorzüge besprochen. Ich denke, dass es hier ausreichend Informationen gibt, damit Leser PDF-Dateien auf ihre PDF/UA-Qualität überprüfen können.

In Kapitel 14 geht Klaas auf die Nachbearbeitung in Adobe Acrobat ein. Hier finden sich einige wichtige Erläuterungen für ein effizientes Arbeiten. Im Datenpaket wird auch ein Profil für Korrekturmaßnahmen mit Preflight zur Verfügung gestellt, das in Adobe Acrobat importiert werden kann. Ein Grund, warum dieser Abschnitt als „wertvoll“ bezeichnet werden muss, ist, dass die PDF-Exportfunktionen der verschiedenen Programme alle ihre Fehlerchen haben. Dazu kommt, dass die Behebung der Fehler oft von Adobe nicht gut dokumentiert sind. Der Fokus ist auf Adobe Acrobat gelegt, aber das Kapitel ist für jeden wichtig, der oder die eine PDF-Datei in PDF/UA-Qualität abgeben will.

Bewertung

Mit der Veröffentlichung von „Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen“ haben Klaas Posselt und Dirk Frölich einen neuen Meilenstein in der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten gesetzt. Die beiden Herren respektiere ich für ihre Leistung sehr, denn dieses Buch und vor allem die Zusammenstellung der vielen Informationen fehlte bislang auf dem deutschsprachigen Markt. Ich wünsche beiden viel Erfolg nicht nur beim Absatz, sondern vor allem in der Vermittlung des Wissens über PDF/UA.

Es darf nicht unerwähnt bleiben, dass die digitale Fassung des Buchs in PDF/UA-Qualität ausgeliefert wird. Dafür geht auch ein Lob an den Verlag. Wie oft habe ich digitale Bücher gekauft auf amateurhaften technischen Qualitätsniveau– und nein, nicht alle Verlage erstatten das bezahlte Geld für per Screenreader nicht lesbare Bücher zurück. Es ist natürlich eine Frage des Wissens und der Weiterbildung und hier haben die Autoren bei der Realisierung sicher mitgeholfen. Aber mit diesem Ergebnis zeigt der dpunkt.verlag, dass auch PDF im Verlagswesen zugänglich gestaltet werden kann.

Damit es keine Missverständnisse gibt: PDF/UA ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal für PDF-Dateien. Wenn die Ersteller der meisten PDF-Dateien, die ich jeden Tag öffne, die Anleitungen dieses Buches befolgen würden, wäre vor allem mein Leben ein ganzes Stück leichter. Ich arbeite nun mal in der digitalen Welt und sehe jeden Tag, was an digitalen Produkten erzeugt werden und wie technisch fehlerhaft sie sind. Daher wird der unbedingte Lesebefehl für dieses Buch an jeden PDF-Ersteller erteilt, der auch nur eine Frage zur PDF-Erstellung hat.

Auch auf über 600 Seiten können nicht alle Aspekte von barrierefreiem PDF besprochen werden. Wer mit Adobe Acrobat 8 oder Microsoft Word 2010 arbeitet, wird beim Lesen des Buchs einige Lücken selbst schließen müssen. Auch die Thematik der Umwandlung aus anderen Formaten (zum Beispiel XML zu PDF) stellt ein eigenes Thema dar. Das Buch ist für das Jahr 2019 aktuell und stellt die wiederkehrenden Probleme der Praxis in den Mittelpunkt. Es kann nicht erwartet werden, dass ein Buch dieses Umfangs sämtliche Möglichkeiten der PDF-Erstellung abdeckt. So gesehen sind die gewählten Kapitel und Themen absolut in Ordnung.

Dass das Buch nicht ohne Fehler ist, ist bei einem vielschichtigen Thema wie die Barrierefreiheit normal und akzeptabel. Dass die Voraussetzungen für Barrierefreiheit falsch interpretiert wurden, wirft definitiv einen Schatten über die sonst hervorragende Leistung. Dazu habe ich mich aber eingangs bereits geäußert. Das Buch gehört trotzdem und ohne Zweifel am Arbeitsplatz jedes PDF-Erstellers.

Weitere Informationen

Cover: Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen – Das Praxishandbuch für den Arbeitsalltag Mit Beispielen zur Umsetzung in Adobe InDesign und Microsoft Office/LibreOffice
Das Buch „Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen – Das Praxishandbuch für den Arbeitsalltag Mit Beispielen zur Umsetzung in Adobe InDesign und Microsoft Office/LibreOffice“ kostet 46,90 Euro. Als E-book (PDF, EPUB und Mobi) kostet es 37,99 Euro.

Das Buch hat die ISBN 978-3-86490-487-5. Wenn Sie das Buch kaufen, wenden Sie sich am besten an den Buchhändler Ihres Vertrauens. Die E-Books können direkt beim dpunkt.verlag bestellt werden.

Die Autoren haben außerdem eine Website zum Buch online gestellt. Neben dem Datenpaket werden dort weiterführende Links, Fehler im Buch und Rezensionen verfügbar gemacht.

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